Biaya operasional adalah salah satu komponen utama dari biaya bisnis. Call Center dapat menjadi sumber pengeluaran biaya yang signifikan, terutama untuk perusahaan dengan volume panggilan yang tinggi.Outsourcing Call Center ke perusahaan Business Process Outsourcing (BPO) dapat menjadi solusi yang efektif untuk mengurangi biaya operasional Call Center. Outsourcing Call Center dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan klien, termasuk penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan peningkatan kualitas layanan pelanggan.
Outsourcing
Salah satu manfaat utama Outsourcing Call Center adalah perusahaan dapat menghemat biaya investasi dan operasional Call Center. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membangun dan memelihara infrastruktur Call Center, seperti gedung, peralatan, dan perangkat lunak.
Misalnya, sebuah perusahaan yang memiliki call center dengan 100 agen membutuhkan gedung seluas 500 meter persegi, peralatan call center senilai Rp1 miliar, dan perangkat lunak call center senilai Rp500 juta. Dengan outsourcing call center, perusahaan tersebut dapat menghemat biaya investasi sebesar Rp1,5 miliar.
Biaya operasional Call Center juga dapat dikurangi dengan Outsourcing. Perusahaan BPO Call Center memiliki keahlian dan pengalaman dalam mengelola Call Center secara efisien. Keahlian ini dapat mencakup pengelolaan panggilan, manajemen kinerja, dan analisis data.
Misalnya, sebuah perusahaan yang memiliki call center dengan 100 agen rata-rata menangani 1.000 panggilan per hari. Dengan outsourcing call center, perusahaan tersebut dapat mengurangi biaya operasional call center sebesar 15%.
Efisiensi
Perusahaan BPO Call Center memiliki keahlian dan teknologi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi Call Center. Keahlian ini dapat mencakup pengelolaan panggilan, manajemen kinerja, dan analisis data. Teknologi yang digunakan oleh perusahaan BPO Call Center dapat membantu mengurangi waktu penanganan panggilan, sehingga dapat mengurangi biaya per panggilan.
Misalnya, sebuah perusahaan yang memiliki call center dengan 100 agen rata-rata menangani 1.000 panggilan per hari. Dengan outsourcing call center, perusahaan tersebut dapat mengurangi waktu penanganan panggilan dari 3 menit menjadi 2 menit. Hal ini dapat menghemat biaya per panggilan sebesar Rp500 per panggilan.
Berikut adalah beberapa contoh teknologi yang dapat digunakan oleh perusahaan BPO Call Center untuk meningkatkan efisiensi:
- Perangkat lunak otomatisasi call center dapat
membantu agen call center untuk menangani panggilan secara lebih cepat dan
efisien. Perangkat lunak ini dapat melakukan tugas-tugas seperti menjawab
pertanyaan pelanggan, membuat janji temu, dan menindaklanjuti masalah.
- Perangkat lunak analisis data dapat
membantu perusahaan BPO Call Center untuk memahami pola panggilan
pelanggan. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk meningkatkan
efektivitas kampanye pemasaran, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan
mengurangi biaya.
Scalability
Perusahaan BPO Call Center dapat dengan mudah menskalakan kapasitas Call Center mereka sesuai dengan kebutuhan perusahaan klien. Hal ini dapat membantu perusahaan klien menghemat biaya investasi, karena perusahaan klien tidak perlu berinvestasi dalam infrastruktur Call Center yang berlebihan.
Misalnya, sebuah perusahaan yang memiliki call center dengan 100 agen dan berencana untuk meningkatkan volume panggilan menjadi 2.000 panggilan per hari. Dengan outsourcing call center, perusahaan tersebut dapat dengan mudah meningkatkan kapasitas call center menjadi 200 agen tanpa perlu membangun gedung baru atau membeli peralatan baru.
Berdasarkan studi dari Aberdeen Group, perusahaan yang menggunakan perusahaan Business Process Outsourcing untuk Call Center dapat menghemat hingga 30% biaya operasional. Studi tersebut juga menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan outsourcing Call Center dapat meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 20%.
Outsourcing Call Center dapat menjadi solusi yang efektif untuk mengurangi
biaya operasional Call Center. Perusahaan klien dapat menghemat biaya
investasi, operasional, dan meningkatkan efisiensi Call Center dengan
menggunakan perusahaan BPO Call Center.
